System Koordynacji Komunikacji Społecznej

kategoryzowanie przychodzących zapytań i nadawanie im priorytetów: zapytania mailowe, prośby o nagrania, wywiady, prośby o informacje,
przydzielanie do zapytań osób koordynujących z ramienia Biura Prasowego oraz osób merytorycznych z ramienia podmiotów wewnętrznych,
wymiana informacji wewnątrz poszczególnych spraw oraz możliwość dwuetapowego akceptowania treści,
nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi – zarówno mediom, jak i przez podmioty wewnętrzne.

gromadzenie historii wymiany informacji z redakcjami, opartej o przechowywanie dokumentów, wiadomości i notatek, układanych w formie czytelnej osi czasu,
przeprowadzanie audytu działań konkretnego pracownika,
archiwizowanie różnego typu materiałów dla każdej redakcji.

przechowywanie aktualnej bazy przedstawicieli Wydziałów, Jednostek Organizacyjnych oraz innych osób prawnych,
nierozłączne powiązanie z bazą użytkowników systemu, co gwarantuje jej integralność i chroni przed dostępem przez osoby nieupoważnione,
bezpieczeństwo przechowywanych informacji dzięki ograniczeniu przedstawicieli wyłącznie do swoich zapytań dziennikarskich oraz zleceń wewnętrznych.

przekazywanie do podmiotów ważnych informacji, wynikających np. z monitoringu mediów, które mogą mieć duże znaczenie wizerunkowe,
informowanie Biura Prasowego o konieczności sprostowania informacji pojawiających się w przestrzeni publicznej,
zgłaszanie chęci wysłania informacji medialnej bądź przeprowadzenia innej formy komunikacji, która wymaga akceptacji ze strony Biura Prasowego.

przechowywanie stanowisk w danej tematyce wraz z zaawansowanymi funkcjami ich filtrowania oraz tagowania,
szybkie wyszukiwanie po słowach kluczowych i tematach,
ustanawianie “żywotności” danej informacji, tak by nie straciła ona na aktualności,
ustalanie harmonogramu regularnego potwierdzania przydatności danej informacji przez pracownika merytorycznego.

automatyzacja procesu zarządzania zgłoszeniami interwencyjnymi,
przyjmowanie zgłoszeń w formie elektronicznego formularza na stronie internetowej,
automatyczne informowanie składającego o przyjęciu zgłoszenia,
elektroniczne kierowanie sprawy do odpowiednich Wydziałów, Jednostek czy spółek,
możliwość śledzenia statusu i automatyczne pilnowanie gwarantowanego poziomu świadczenia usług,
udzielanie odpowiedzi zgłaszającym w formie elektronicznej, po uprzedniej akceptacji przez pracownika merytorycznego.