PRODUKTY

System Obsługi Projektu

Nowoczesna platforma dedykowana administracji publicznej (rządowej i samorządowej), służąca efektywnemu dysponowaniu środkami pieniężnymi, udzielanymi w ramach dotacji, dofinansowań czy grantów.

System Obsługi Projektu wspiera wszystkie etapy realizacji konkursów – od publikacji naborów, przez kompleksową obsługę wniosków, podpisanie umowy, zarządzanie korespondencją, aż po nadzór w postaci przyjmowania sprawozdań z realizacji. Dzięki temu, że wszelkie materiały zapisywane są w jednym, wspólnym repozytorium, narzędzie znacznie ułatwia czuwanie nad prawidłowością sporządzenia dokumentacji. Co więcej, system zapewnia sprawną komunikację między organem dysponującym zasobami, instytucjami doradczymi oraz beneficjentami – na każdym etapie konkursu. Rozwiązanie sprawdza się w przypadku administrowania funduszami EOG, środkami z grantów norweskich czy unijnych dofinansowań, jak również dotacjami celowymi.

Kluczowe moduły systemu

Obsługa naborów

  • tworzenie ogłoszeń o naborze i aktualności w ramach danego konkursu,
  • składanie wniosków o uczestnictwo poprzez formularz online, dostosowywany ściśle do potrzeb danego organu,
  • automatyzacja weryfikacji wniosków na podstawie ustalonych uprzednio wytycznych oceny,
  • generowanie list rankingowych, stanowiących podstawę do wyłonienia zwycięzców konkursu,
  • digitalizacja obiegu dokumentów, niezbędnych do zawarcia umowy (podpisywanych elektronicznie bądź tradycyjnie),
    Struktura podziału użytkowników według przejrzystego kryterium:
  • Lider – organ dysponujący określoną sumą środków, przeznaczoną do zagospodarowania w ramach dotacji, dofinansowania, grantu lub innej formy wsparcia pieniężnego.
  • Partner – instytucja doradcza, uczestnicząca w procesie oceny wniosków, mający wpływ na finalny kształt rankingu konkursowego.
  • Beneficjent – podmiot, który w ramach danego konkursu otrzymuje środki finansowe, przeznaczone na realizację konkretnego przedsięwzięcia.

Korespondencja

  • pełna integracja z modułem naborów – akceptacja wniosku konkursowego skutkuje automatycznym utworzeniem i dostarczeniem wiadomości z załączoną umową w odpowiednim miejscu w systemie,
  • wygodne zarządzanie procesem uzupełniania dokumentacji (od wypełnienia, przez wysyłkę, aż po cyfrowy popis i odesłanie),
  • czuwanie nad ciągłością wymiany informacji poprzez podział na wątki,
  • funkcja powiadamiania o pojawieniu się nowej korespondencji.

Repozytorium plików

  • automatyczne przechowywanie całej dokumentacji i załączników, przesyłanych przy pomocy modułu korespondencji, w czytelnej strukturze katalogów.
  • możliwość tworzenia własnych folderów lub korzystania ze standardowego sortowania przez system,
  • łatwe utrzymywanie porządku dzięki centralnemu magazynowi danych.

Sprawozdania i raportowanie

  • składanie harmonogramów wydatkowania, w szczególności obowiązkowych, takich jak sprawozdanie roczne,
  • automatyczne powiadomienia przed datami kluczowymi z punktu widzenia sprawozdawczości,
  • bieżący nadzór nad realizacją i wypełnianiem celów poprzez podgląd na różnego rodzaju statystyki,
  • generowanie rozbudowanych raportów w kilku kliknięciach,
  • pełna zgodność ze standardami RODO.

Zarządzanie spotkaniami, warsztatami i szkoleniami
(moduł dodatkowy)

  • tworzenie wydarzeń dla wybranych grup użytkowników (np. uczestników konkretnych naborów),
  • przyjmowanie zgłoszeń na wydarzenia,
  • śledzenie postępów realizacji przewidzianego materiału,
  • możliwość uzależnienia dostępu do modułu grantowego od ukończenia kursu