Niezależnie od tego, jaki kierunek rozwoju obiera gmina, ważne jest, aby zadbać o pewne podstawy, które umożliwią skuteczną realizację założonych celów. Poniżej opisujemy trzy obszary działań, które naszym zdaniem są kluczowe. Oczywiście nie jest tak, że te aspekty ważne są tylko w gminach. W przypadku dużego miasta czy całego regionu (np. województwa), pozyskiwanie inwestorów, skuteczna promocja oraz informatyzacja działań są równie ważne. Jednak z naszego doświadczenia wynika, że w zależności od złożoności struktur danej JST, wdrażanie tych samych rozwiązań charakteryzuje się różną dynamiką. W mniejszych jednostkach łatwiej wprowadza się zmiany w strukturze, obsłudze procesów czy ogólnym podejściu. Wynikają z tego takie korzyści jak m.in. większa elastyczność i gotowość reagowania na nowe potrzeby. Właśnie to daje małym gminom przewagę w sferach, w których wydawałoby się, że konkurowanie z większą strukturą jest skazane na porażkę.
1. Pozyskiwanie inwestorów
Przyciąganie inwestycji to nie tylko korzyści ekonomiczne i społeczne, ale również wizerunkowe. Każde miejsce zyskuje na znaczeniu dzięki udanej współpracy z partnerami zewnętrznymi. Z drugiej strony, aby zyskać atrakcyjne inwestycje, trzeba najpierw przyciągnąć uwagę przedsiębiorców, a następnie umożliwić im bliższe przyjrzenie się naszej JST. Nie jest to proces prosty i do wykonania „od ręki”, ale jeśli się do niego przyłożymy, to korzyści dla naszej gminy będą nie do przecenienia. Od czego zacząć?
Po pierwsze, należy sprawdzić, jakimi zasobami dokładnie dysponujemy – ile terenów inwestycyjnych i powierzchni biurowych mamy do zaoferowania, jakiej jakości są to przestrzenie, jaki jest ich charakter i funkcje (według MPZP), w jaki sposób są skomunikowane ze światem. Istotne jest również, aby stworzyć dokumentację fotograficzną wszystkich posiadanych przestrzeni. Ważnym elementem będzie zebranie i opracowanie danych dotyczących sytuacji ekonomiczno-społecznej naszej gminy, m.in.: jak wygląda struktura zaludnienia, stopień bezrobocia, wskaźnik edukacji, jakie ulgi podatkowe obowiązują, z jakich dotacji unijnych można skorzystać. Zgromadzenie tych wszystkich informacji pozwoli nam zinwentaryzować, co tak naprawdę możemy zaoferować potencjalnym inwestorom i jakie są nasze mocne strony.
Kolejnym etapem jest opracowanie zebranych informacji. Chodzi o to, aby w razie potrzeby móc szybko odnaleźć interesujące nas dane, odpowiednio je zestawić i przekazać dalej – np. w formie gotowej oferty inwestycyjnej. W tym celu bardzo przyda się wdrożenie narzędzi informatycznych, które wykonają znaczącą część tych procesów za nas. Przykładowo– system, który będzie filtrował dane i samodzielnie generował ofertę według wprowadzonych wytycznych, pozwoli nam osiągnąć bardzo dużą przewagę czasową i merytoryczną (w stosunku do innych gmin) w kontaktach z potencjalnymi inwestorami.
Na dalszym etapie, warto również wdrożyć narzędzie do zarządzania komunikacją z przedsiębiorcami. Sprawny proces wymiany informacji jest bardzo ważnym elementem w procesie decyzyjnym. W końcu nikt, kto myśli o dużej inwestycji, nie zamierza utrudniać sobie zadania, decydując się na współpracę z gminą, z którą trudno się porozumieć.
Ostatnim elementem jest stworzenie strategii komunikacji marketingowej do inwestorów i określenia sposobu, w jaki dotrzemy z naszą ofertą inwestycyjną do przedsiębiorców. W tym momencie praca, którą wykonaliśmy w poprzednich etapach, jest naszym głównym atutem. Teraz należy to odpowiednio zaprezentować. Może to być na przykład stworzenie spotu video i zaprezentowanie go na targach i konferencjach branżowych, obejmowanie patronatem różnych przedsięwzięć czy organizacja własnego wydarzenia, dedykowanego inwestorom. Możliwości jest bardzo dużo, a znając swój potencjał i mocne strony, łatwiej jest dopasować odpowiednie narzędzia promocji.
2. Skuteczna promocja
Każdy samorząd dąży do tego, aby reprezentowany przez niego region był rozpoznawalny i pozytywnie odbierany w jak najszerszym gronie odbiorców. W skutecznej promocji, oprócz wytyczenia strategicznych kierunków (o czym pisaliśmy tutaj: 4 powody, dla których warto mieć strategię), ważne jest również wykorzystywanie szans, które pojawiają się na bieżąco. Przykładowo, może się okazać, że realizacja któregoś z zadań poszła szybciej niż zakładano, a na tle otoczenia nasza gmina okazuje się pionierem w danej dziedzinie. Osoby zaangażowane w dany temat będą tego świadome, ale ważne jest, aby ta informacja dotarła również do jednostki odpowiedzialnej za promocję. Oczywiście jest to pewne uproszczenie, chodzi jednak o zwrócenie uwagi na rolę sprawnego przepływu informacji. W tym celu bardzo dobrze sprawdzi się wdrożenie elektronicznego systemu, do którego będą wprowadzane wszystkie projekty. Wówczas każda uprawniona osoba będzie miała dostęp do wyczerpujących informacji. System taki można wykorzystać także do nadzoru i akceptacji różnych projektów oraz powiązania ich z poszczególnymi elementami strategii.
Tutaj płynnie przechodzimy do kolejnej kwestii – również związanej z nadzorem, ale już na poziomie konkretnych elementów. W skutecznej promocji bardzo dużą rolę odgrywa m.in. spójność wizualna. Jak jednak ją osiągnąć, gdy mamy do czynienia z różnymi wykonawcami i partnerami? Również poprzez ogólny nadzór i wykorzystanie technologii. Posiadając narzędzie do zdalnej akceptacji wszelkich materiałów graficznych, dotyczących naszej marki, będziemy mieć pewność, że jest ona reprezentowana zgodnie z przyjętymi zasadami. Podobnie można rozwiązać kwestię gadżetów promocyjnych – wprowadzając panel zamówień z jednego katalogu dla wszystkich wydziałów i jednostek, zyskujemy gwarancję, że stosowane materiały są dobrej jakości. Dodatkowo, zyskamy także dokładne informacje na temat środków przeznaczanych na ten cel (czy to w podziale na poszczególne jednostki, czy całościowo).
Warto usprawnić również proces zarządzania wszelkimi elementami wystawienniczymi, którymi dysponujemy jako JST (bannery, roll-upy, ścianki reklamowe itd.). Wdrożenie elektronicznego systemu rezerwacji, dostępnego dla wszystkich podmiotów i partnerów, pozwoli na bieżąco kontrolować stan dostępnych zasobów oraz sprawniej planować działania.
3. Informatyzacja działań
Nawet najlepsza strategia nie przyniesie efektów, jeśli nie zadbamy o odpowiednie narzędzia do jej wdrożenia, monitorowania postępów oraz zbadania efektywności. Szkoda będzie wówczas wydanego budżetu i nakładu pracy włożonego przez pracowników. Szczególną rolę odegra więc tutaj informatyzacja działań. Jej celem jest przecież upraszczanie, skracanie procesów oraz wydajniejsze zarządzanie zgromadzonymi danymi. W wymienionych powyżej obszarach, to właśnie opanowanie ogromu danych i organizacja wielu procesów są tutaj największym wyzwaniem.
Stworzenie centralnej bazy wskaźników, gdzie każdy element będzie odpowiednio opisany, określony i skategoryzowany, pozwoli na wydajniejszą kontrolę postępów i porównywanie efektów w czasie. Dzięki takiej automatyzacji, monitorowanie realizacji strategii oraz identyfikowanie nowych obszarów działania będzie przebiegać sprawnie.
Rozwój gminy to także sprawne realizowanie zadań i uwalnianie zasobów czasowych pracowników. Doskonałym przykładem jest tutaj, wymagany ustawowo, tzw. raport o stanie gminy. Posiadając dostęp do wszystkich niezbędnych danych i wskaźników, można znacznie uprościć proces jego sporządzania. Uwolnione w ten sposób zasoby pracowników merytorycznych, zaangażowanych w jego tworzenie, można wówczas przeznaczyć na inne działania.
Pozyskiwanie dużej ilości danych pociąga za sobą wyzwanie właściwego ich opracowania oraz przedstawienia wniosków w przejrzysty sposób. Tutaj doskonale sprawdza się wdrożenie systemu raportowania dopasowanego do różnych szczebli zarządczych. Możliwość dodania do nich np. wykresów, a także wygenerowanie wersji w ogólnodostępnym pliku (np. Excel) pozwala korzystać z pozyskanych danych przy różnych okazjach i przekazywać je osobom decyzyjnym.
Dobre przygotowanie organizacyjne pomoże zrealizować każdą wizję. Mamy nadzieję, że powyższe informacje skutecznie przekonają Was o tym, że to, co do tej pory, mogło kojarzyć się ze słabością w małej JST, można przekuć w źródło jej sukcesu.
Zapraszamy do dyskusji na naszej grupie na Facebooku:
