Odpowiedzialność za działania marketingowe przypomina czasem żonglowanie w trakcie jazdy na deskorolce – trzeba pilnować, aby żadna piłka (realizowany projekt) nie upadła, a jednocześnie utrzymać równowagę i obrany kierunek (realizować przyjętą strategię), aby nie rozbić się na najbliższym drzewie. Jak to wszystko pogodzić? Do tego właśnie potrzebna jest nam koordynacja działań promocyjnych.

Poznajcie najważniejsze powody, dla których warto ją wdrożyć:

1. Wszystkie projekty w jednym miejscu

Informacje na temat działań promocyjnych są często rozsiane po licznych komórkach danej jednostki samorządowej. Szybki dostęp do informacji na temat wszystkich działań – w szczególności bieżących, jak i zaplanowanych, to podstawa skuteczności w marketingu. Tylko będąc w posiadaniu aktualnych danych, można wyciągać prawidłowe wnioski i podejmować dobre decyzje co do dalszych działań.

2. Spójność ze strategią

Posiadanie strategii nie oznacza jeszcze, że jest ona realizowana. Następuje to dopiero wtedy, gdy zawarte w niej założenia wdrażamy w życie poprzez konkretne projekty. Całościowy wgląd w listę takich projektów pozwoli nam na bieżące kontrolowanie tego, czy podejmowane inicjatywy odzwierciedlają elementy przyjętej strategii marki.

3. Kontrola nad budżetami

Możliwość wglądu w budżety projektów realizowanych pod szyldem marki, pozwala na wyciąganie wniosków na temat celowości i efektywności wydawanych środków. Może się okazać, że np. zakup mediów – dokonywany dotąd osobno przez kilka jednostek, będzie tańszy, gdy podmioty te stworzą grupę zakupową. Zdarza się również, że któryś z projektów jest niedoszacowany i warto go wesprzeć dodatkowym budżetem, rezygnując jednocześnie z nieskutecznych działań.

4. Zwiększenie efektywności budżetu

Im więcej informacji posiadamy na temat podejmowanych działań, tym większe mamy możliwości ich zgrania i zwiększenia efektywności. Przykładowo, jeśli odpowiednio wcześniej wiemy, że środki danej jednostki są zbyt skromne w stosunku do realizowanego celu, to możemy ją wesprzeć finansowo bądź poszukać partnerów zewnętrznych, którzy podejmą się współfinansowania projektu. W innym przypadku – wiedząc, że środki są źle zagospodarowane, gdyż jednostka postanowiła przeznaczyć całość na zakup gadżetów reklamowych – możemy w porę zareagować i doradzić inne rozdysponowanie budżetu.

5. Uniknięcie dublowania zadań

Zdarza się, że w obrębie jednego ekosystemu instytucji miejskich, prowadzi się kilka projektów, realizujących ten sam cel. Bywa nawet tak, że taka sytuacja ma miejsce w różnych wydziałach jednej instytucji. Nadrzędna koordynacja wszystkich procesów pozwala uniknąć takich przypadków, a zasoby ludzkie i środki finansowe można grupować bądź lepiej alokować.

6. Spójność wizualna

System Identyfikacji Wizualnej ma sens tylko wówczas, gdy jest konsekwentnie stosowany. Łatwo o odstępstwo od tej zasady, gdy za wizualną obecność marki odpowiedzialni są różni wykonawcy i koordynatorzy (np. w przypadku wydarzeń partnerskich). Stąd też obszar ten powinien być na stałe włączony w obręb koordynowania i podlegać bieżącej kontroli.

7. Raportowanie i przepływ informacji

Dostęp do informacji – zarówno jakościowych jak i ilościowych – pozwala wyciągać wnioski i racjonalnie planować dalsze działania. W momencie, gdy wszystkie działania są nadrzędnie koordynowane, łatwiej jest takie informacje pozyskiwać, gromadzić, a przede wszystkim wyciągać z nich wiedzę. Jakie środki przeznaczyliśmy na aktywizację seniorów? Jakie projekty wspierały dany cel realizacji strategii? Posiadając wszystkie informacje w jednym miejscu, można z łatwością odpowiedzieć na te pytania.

Teraz wyobraźmy sobie, że wszystkie wymienione powyżej elementy udało się wdrożyć w codziennej pracy. Mamy więc pełen obraz realizowanych projektów, wiemy w jaki sposób wydawane są budżety i jakie zadania realizują poszczególne zespoły. Mamy kontrolę nad zastosowaniem identyfikacji wizualnej marki, a także dostęp do raportów i statystyk z prowadzonych działań. Brzmi dobrze? Wiemy, że tak!

Zapraszamy do dyskusji na naszej grupie na Facebooku:
Marketing terytorialny - grupa dyskusyjna

Więcej informacji o możliwościach koordynowania działań marketingowych znajdziesz tutaj:
System Koordynacji Promocji