Przejście na cyfrowy obieg dokumentów eliminuje stosy papieru, ale nie kończy walki z biurokracją. W końcu pracownicy wciąż ręcznie rejestrują i dekretują pisma czy przeszukują archiwa. Prawdziwy przełom przynosi dopiero sztuczna inteligencja (AI), np. w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją (EZD), która przejmuje szereg żmudnych i powtarzalnych zadań. Sprawdź, jak algorytmy mogą odciążyć urzędników, a co za tym idzie – wspierać budowanie przyjaznej i nowoczesnej administracji.

1. Automatyczna klasyfikacja i dekretacja korespondencji

Kancelaria ogólna każdego dnia przyjmuje dziesiątki, a w niektórych przypadkach nawet setki wniosków, skarg czy protokołów. Przeczytanie każdego z nich i wprowadzenie danych do EZD pochłania wiele godzin. Do tego łatwo o błąd ludzki, ponieważ pismo może trafić do niewłaściwego wydziału, co opóźnia bieg sprawy.

Algorytmy AI są w stanie wykonać wstępną analizę w kilka sekund. Najpierw technologia optycznego rozpoznawania znaków (ang. Optical Character Recognition, OCR) odczytuje tekst ze skanu. Następnie system weryfikuje treść oraz podpowiada symbol z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA). Oprócz tego wskazuje komórkę organizacyjną, która powinna przejąć dokument. Urzędnikowi pozostaje wyłącznie sprawdzić zgodność danych i zatwierdzić gotową propozycję. Dzięki temu korespondencja szybciej trafia na odpowiednie biurko, a praca nad nią rusza bez zbędnych przestojów.

Przykład: rozdzielanie korespondencji z wykorzystaniem uczenia maszynowego w EZD RP w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku.

2. Inteligentny asystent – wyszukiwanie i analiza danych

Standardowe wyszukiwarki w systemach wymagają zwykle znajomości dokładnego numeru teczki lub użycia precyzyjnych słów kluczowych. Odnalezienie archiwalnej decyzji czy opinii prawnej po wielu latach bywa bardzo czasochłonne. To spowalnia działania nad kolejnymi sprawami mieszkańców.

Narzędzia AI bazujące na algorytmach przetwarzania języka naturalnego (ang. Natural Language Processing, NLP) funkcjonują inaczej. Uwzględniają one kontekst zapytania oraz logiczne związki między zgromadzonymi dokumentami. Pracownik opisuje, czego szuka – nawet potocznym językiem. W odpowiedzi otrzymuje listę pasujących pism, a jeśli system jest połączony z bazą przepisów, to również aktów prawnych. Dzięki temu kompletowanie rejestru sprawy trwa znacznie krócej.

Przykład: automatyczny moduł do ekstrakcji informacji ExtrAct w Urzędzie Miasta i Gminy Międzyzdroje.

3. Pomoc w redagowaniu odpowiedzi i streszczeń

Przygotowanie powtarzalnej korespondencji nie musi zaczynać się od zera. Sztuczna inteligencja w EZD potrafi wygenerować wstępny projekt pisma. Algorytmy opierają się na informacjach dostępnych w bazie i ustalonych szablonach urzędowych. Oprogramowanie potrafi oprócz tego stworzyć zwięzłe streszczenie wielostronicowych załączników.

System wyodrębnia z akt najważniejsze wnioski i kluczowe daty. AI może się jednak mylić, np. podać błędną datę lub wpis, którego nie ma w dokumentach. Dlatego odpowiedzialność za treść pozostaje po stronie urzędnika, który musi sprawdzić i zatwierdzić gotowy tekst. To spore ułatwienie, zwłaszcza dla wydziałów z dużą liczbą zapytań.

Przykład: pilotaż polskiego modelu językowego PLLuM w Urzędzie Miasta Częstochowy.

4. Anonimizacja materiałów – obowiązek ujawniania informacji

Publikacja akt w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) wymaga zabezpieczenia danych osobowych. Ręczne wykreślanie nazwisk, adresów czy numerów PESEL jest zajęciem monotonnym. Ludzkie oko może łatwo pominąć pojedyncze wpisy w gąszczu tekstu.

Rozwiązania AI wykorzystujące uczenie maszynowe (ang. Machine Learning, ML) potrafią rozpoznać personalia w całej treści pliku. System błyskawicznie zaznacza je do ukrycia lub trwałego usunięcia z kopii jawnej. Pracownik nadal kontroluje ostateczny wynik, ale zamiast przeszukiwać cały dokument, sprawdza gotowe oznaczenia. Taki podział prac znacząco ogranicza ryzyko naruszenia przepisów RODO, a w konsekwencji kar administracyjnych czy utraty zaufania mieszkańców.

Przykład: próbne wdrożenie Asystenta Urzędniczego AI w Urzędzie Miasta Grajewo.

Administracja gotowa na wyzwania przyszłości

Automatyzacja obiegu dokumentów to dla urzędu przede wszystkim oszczędność czasu, a także skuteczna redukcja błędów organizacyjnych. Sztuczna inteligencja w EZD zdejmuje z pracowników ciężar powtarzalnych czynności, pozwalając im skupić się na merytorycznym rozpatrywaniu wniosków. Mieszkańcy krócej czekają na załatwienie swoich spraw, a lepsze doświadczenia z urzędem przekładają się na wizerunek całej JST i marki miejsca.

Nowoczesne narzędzia cyfrowe nie zastępują człowieka, lecz stanowią praktyczną pomoc w jego codziennych obowiązkach. Przemyślane wdrożenie AI przynosi wymierne korzyści, ale wymaga odpowiedniego przygotowania – m.in. uporządkowania archiwów, przeszkolenia zespołu i weryfikacji zgodności z przepisami. Należy bezwzględnie uważać, jakie informacje przekazuje się AI, i upewnić się, że nie ma wśród nich danych wrażliwych.