W dobie powszechnej dominacji mediów społecznościowych, rola tradycyjnych kanałów komunikacji wydaje się być znacznie mniej istotna niż jeszcze kilka lat temu. Nie ulega jednak wątpliwości, że dobre relacje z dziennikarzami są podstawą kreowania pozytywnego wizerunku regionu w środkach masowego przekazu. Odgrywa on kluczową rolę w procesie przyciągania podmiotów zewnętrznych, takich jak na przykład inwestorzy. Dodatkowo pozwala utrzymywać wysoki poziom zaufania społecznego, przekładający się na możliwości rozwoju i pozyskiwania funduszy na dalszą działalność.

Według ogólnej definicji, media relations to budowanie i utrzymywanie pozytywnych oraz korzystnych dla obu stron relacji, w tym przypadku między jednostką samorządu terytorialnego a redakcjami. Obejmuje szereg zabiegów oraz aktywności, których celem jest stworzenie efektywnej komunikacji z przedstawicielami mediów, a co za tym idzie uzyskanie pozytywnego rozgłosu. Przede wszystkim chodzi tutaj o bezpłatną współpracę, kiedy prasa, radio czy telewizja z własnej inicjatywy realizują materiał na temat naszego regionu.

Poniżej przedstawiamy kilka przydatnych porad dotyczących budowania relacji z mediami.

Sporządź listę kontaktów

Na początek należy zdefiniować grono odbiorców potencjalnie zainteresowanych przekazem. Aby pozyskać dane kontaktowe do dziennikarzy branżowych i mediów lokalnych, wystarczy dokładnie przeszukać ich strony internetowe. Przy okazji warto zwrócić uwagę na zawartość tematyczną danego medium, a także przeanalizować uprzednio publikowane artykuły.

Dokładnie poznaj produkt

W przypadku marki terytorialnej, takim produktem będą konkretne atuty danego regionu – odbywające się tam wydarzenia, atrakcje turystyczne itp. Należy dogłębnie poznać to, co zamierzamy promować w relacjach medialnych. Na tym etapie dobrze jest przejrzeć działania konkurencji (innych województw, gmin, miast) w poszukiwaniu inspiracji.

Wyznacz cele

Relacje medialne powinny zmierzać w określonym kierunku. Warto zadać sobie podstawowe pytanie: co chcemy osiągnąć dzięki kontaktom z dziennikarzami? Przygotowanie ramowego planu z wyszczególnionymi celami nie tylko ułatwi organizację, ale pozwoli również na późniejszą ocenę efektów podjętych działań.

Bądź interesujący dla mediów

Dziennikarze chętnie piszą o tym, co przykuwa uwagę w mediach społecznościowych. Popularność wpisu na Facebooku lub Instagramie może stać się dobrym pretekstem dla redakcji, aby włączyć taki temat do harmonogramu publikacji. Dlatego warto monitorować własne kanały pod kątem zaangażowania odbiorców wokół poszczególnych postów.

Stwórz bazę gotowych materiałów

Gromadzenie oraz spisywanie informacji, związanych z istotnymi wydarzeniami czy innymi tematami, ułatwia późniejszą komunikację z mediami. Przesłanie dziennikarzowi gotowego szkicu, najlepiej opatrzonego jakościową grafiką, zwiększa szansę na jego publikację, ponieważ wtedy jego obróbka po stronie redakcji zajmie mniej czasu.

Dostarczaj wartościowe treści

Najlepszym sposobem na utrzymanie dobrych relacji z mediami jest regularne przesyłanie informacji prasowych oraz materiałów tuż po wydarzeniach. Wszystko po to, aby dziennikarze mieli dostęp do wysokojakościowych treści z pierwszej ręki. Współpracując z redakcjami, warto różnicować treści, dostarczając różnego rodzaju materiały, zarówno pod kątem tematyki, jak i formy.

Oceniaj tematy pod kątem atrakcyjności medialnej

Poza wyżej wymienionymi elementami, należy pamiętać o odpowiedniej selekcji informacji. Nie wszystkie tematy, które wydają się być interesujące z punktu widzenia JST, nadają się do publikacji w mediach. Stąd też warto zaufać doświadczeniu dziennikarzy oraz ich sugestiom w tej kwestii.

Kluczem do media relations jest budowanie trwałych relacji oraz indywidualny kontakt z dziennikarzami. Dobrze, jeśli tymi kontaktami zajmuje się jedna osoba, np. rzecznik prasowy. Należy pamiętać, że proces ten wymaga czasu, dlatego rezultaty przyjętej strategii nie będą widoczne natychmiast. Zapewniamy jednak, że warto uzbroić się w cierpliwość, ponieważ dobre stosunki z mediami przynoszą wiele wymiernych korzyści, szczególnie pod względem wizerunkowym.