Od 1 stycznia 2026 roku korzystanie z ePUAP w sprawach administracyjnych nie zapewnia już dowodu doręczenia o mocy prawnej. Podstawowym kanałem korespondencji stał się adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Urzędy marszałkowskie, gminne i miejskie oraz starostwa powiatowe mają wdrożenie za sobą – Ministerstwo Cyfryzacji potwierdziło 100% aktywnych adresów w tej grupie. Wciąż istnieją jednak mniejsze jednostki podległe, które nie podołały temu zadaniu. To właśnie do nich skierowana jest nasza checklista.

Czym właściwie są e-Doręczenia i dlaczego nie można ich zignorować?

e-Doręczenia to publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, uregulowana ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. Zastępuje ona tradycyjną oficjalną korespondencję – w tym przede wszystkim listy polecone za potwierdzeniem odbioru – skutecznym prawnie kanałem elektronicznym.

Liczba podmiotów publicznych z aktywnym ADE przekroczyła już 50 tysięcy, co więcej – po raz pierwszy w historii przewyższyła liczbę skrytek ePUAP (nieco ponad 41 tysięcy). Ale obowiązek obejmuje znacznie szersze grono jednostek niż tylko urzędy. Niestety to właśnie tutaj wciąż są luki. Brak adresu elektronicznego nie zwalnia z obowiązku prawidłowego doręczenia pism. Oznacza za to ryzyko prawne, organizacyjne i wizerunkowe.

Checklista wdrożenia w jednostkach podległych samorządu

Poniższe kroki prowadzą przez cały proces przygotowawczy – od pierwszego wniosku do działającej skrzynki:

1. Ustal, które podmioty w strukturze jeszcze nie mają ADE – sprawdź: gminne oraz powiatowe jednostki budżetowe, np. szkoły, ośrodki pomocy społecznej, biblioteki, domy kultury, zakłady budżetowe i instytucje kultury, spółki komunalne, jeśli realizują zadania publiczne. Każdy podmiot z odrębnym numerem REGON, jak i własną korespondencją urzędową, powinien mieć swój adres. Skorzystaj z serwisu: bae.gov.pl.

2. Złóż wniosek o wpis do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) – bez adresu nie ma e-Doręczeń – jest to absolutny fundament. Po nadaniu pojawi się on automatycznie w bazie i będzie widoczny dla innych podmiotów publicznych oraz obywateli.

3. Skonfiguruj skrzynkę e-Doręczeń – w tym celu należy zalogować się do portalu edoreczenia.gov.pl i na początek aktywować ją, potem wyznaczyć administratora oraz operatorów obsługujących korespondencję. Oprócz tego trzeba przydzielić uprawnienia zgodnie z wewnętrznym podziałem kompetencji i ustalić procedurę monitorowania. Kto sprawdza, jak często i co się dzieje w przypadku nieobecności? Pamiętaj, że skrzynka musi być stale monitorowana.

4. Przeprowadź integrację z systemem EZD lub kancelaryjnym – jeżeli jednostka korzysta z elektronicznego zapisu dokumentacji, warto sprawdzić, czy dostawca oferuje moduł integracji z e-Doręczeniami, czy wymaga to aktualizacji lub dodatkowej licencji. Zarządzanie wyłącznie przez ww. portal jest rozwiązaniem przejściowym, odpowiednim na start, ale nie docelowym.

5. Dostosuj procedury kancelaryjne – e-Doręczenia zmieniają metody rejestrowania i obiegu korespondencji, a co za tym idzie – wewnętrzna instrukcja postępowania wymaga aktualizacji. Należy sprawdzić między innymi:

• czy uwzględnia doręczenia elektroniczne jako równoważny kanał wpływu?
• w jaki sposób rejestruje się pisma przychodzące w tej formie w dzienniku korespondencji?
• jak wygląda procedura potwierdzenia odbioru i przekazania do właściwej osoby?
• co dzieje się z pismami, które wpłynęły tradycyjną drogą, gdy adresat posiada adres w BAE?

6. Przeszkol pracowników – wiedza to klucz do sukcesu. Szkolenie powinno objąć obsługę portalu lub od razu zintegrowanego modułu w EZD, zasady procedowania pism czy archiwizacji elektronicznej. Szczególną uwagę warto poświęcić pracownikom kancelarii i osobom podpisującym korespondencję wychodzącą. Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia platformę szkoleniową pl.ID oraz cykliczne webinary.

7. Przeprowadź dogłębną weryfikację – przed uznaniem wdrożenia za zakończone, należy zrobić testy end-to-end:

• wysłać oraz odebrać pismo testowe z innym podmiotem, posiadającym adres BAE, 
• zweryfikować przebieg tego procesu w systemie, 
• sprawdzić, czy potwierdzenia odbioru są poprawnie archiwizowane,
• upewnić się, że czas reakcji mieści się w terminach ustawowych.

Błędy zauważone na tym etapie będą dużo mniej kosztowne niż te wykryte np. przez organ nadzoru.

8. Poinformuj klientów i partnerów jednostki – e-Doręczenia działają w dwie strony, ale odbiorcy muszą wiedzieć, że taka możliwość się pojawiła. Warto zamieścić informację o wdrożeniu w BIP, zaktualizować stopki pism wychodzących i szablony korespondencji.

9. Monitoruj i aktualizuj – przepisy, procedury i możliwości techniczne będą ewoluować. Dlatego dobrą praktyką jest wyznaczenie cyklicznych przeglądów, chociażby co kwartał. Powinny one obejmować aktualizacje oprogramowania, zmiany w prawie, szkolenia dla nowych pracowników oraz opcjonalne statystyki korespondencji elektronicznej.

Unikaj powszechnego, ale błędnego podejścia do tematu:

• Założenie, że to tylko problem IT. e-Doręczenia to zmiana organizacyjna, a nie tylko techniczna. Wdrożenie bez udziału kancelarii oraz radców prawnych może skończyć się problemami proceduralnymi.
• Brak hierarchii zastępstwa. Co się dzieje ze skrzynką, gdy administrator przebywa na urlopie? Nieuregulowane sprawy związane z przekazaniem obowiązków rodzą ryzyko przekroczenia terminów ustawowych.
• Traktowanie portalu edoreczenia.gov.pl jako rozwiązania docelowego. Na start jak najbardziej tak. Natomiast długofalowo integracja z EZD to niezbędny krok pod kątem efektywności.

Urzędy zrobiły swoje, co jest bardzo dobrą wiadomością. Jednak ekosystem samorządowy jest znacznie szerszy, a obowiązek nie kończy się na starostwie. Wciąż są podmioty, które mają przed sobą pracę do odrobienia. Checklista powyżej nie zastąpi analizy prawnej ani specjalistycznego doradztwa technicznego, ale jest solidnym punktem startowym. Pomaga upewnić się, że żadna instytucja w strukturze nie zostanie pominięta. Narzędzia są gotowe – teraz pozostaje tylko skutecznie z nich korzystać.