Sprawna ewidencja obiektów noclegowych w regionach cieszących się popularnością wśród turystów ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania i rozwoju tej branży. Wynika ona głównie z obowiązków nałożonych ustawowo na samorządy. Obecnie wiele miejsc boryka się z problemami związanymi z brakiem spójności i standaryzacji danych, a także trudnościami w monitorowaniu i kontrolowaniu obiektów oraz nieodpowiednimi narzędziami czy technologią. Aby sprostać tym wyzwaniom, konieczne jest wypracowanie spójnej koncepcji dotyczącej ewidencjonowania, najlepiej wspieranej przez systemy informatyczne.

Jak zorganizować proces rejestracji obiektów noclegowych?

W tym celu niezbędne są następujące działania:

1. Utworzenie centralnej bazy danych – gromadzenie oraz udostępnianie informacji na temat obiektów noclegowych, podlegających pod konkretny obszar, w postaci cyfrowej, tj. z maksymalnym pominięciem wersji papierowych dokumentacji, zwiększa dostępność zarówno dla pracowników, jak i osób spoza organizacji.
2. Unifikacja formularzy – standaryzacja formatów przekazywania danych i ujednolicenie procedur kontrolowania obiektów czy też raportowania, ułatwia późniejszą weryfikację i zachowanie spójności w całej bazie.
3. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych – wdrożenie systemów do rejestracji i aktualizacji wpisów w inwentarzu, jak również automatyzacja analiz danych, służą efektywnemu zarządzaniu ewidencją obiektów noclegowych oraz pozwalają łatwo generować najważniejsze statystyki.

Korzyści płynące z wypracowania sprawnego procesu ewidencjonowania

Przyjrzyjmy się bliżej zaletom, jakie płyną z wprowadzenia spójnych mechanizmów ewidencji obiektów noclegowych w JST o dużym ruchu turystycznym.

• Łatwiejsza administracja obiektami noclegowymi – efektywna weryfikacja obiektów czy podmiotów oraz skuteczna kontrola przedsiębiorców owocuje zwiększeniem jakości świadczonych usług w danym regionie.
• Monitorowanie dostępności – systemy informatyczne umożliwiają wgląd w statystyki dotyczące liczby miejsc noclegowych, niezbędnych w celu odpowiedniego planowania oraz trafnej alokacji zasobów w przyszłości.
• Pozyskiwanie cennych danych statystycznych – precyzyjne raporty, generowane na podstawie danych z rejestru, pozwalają lepiej dostosowywać ofertę turystyczną regionu do oczekiwań przyjezdnych (np. dowiedzieć się, która forma zakwaterowania cieszy się największym zainteresowaniem).

Elektroniczne zarządzanie ewidencją obiektów noclegowych

Czy istnieje kompleksowe rozwiązanie, które umożliwia sprawną realizację wszystkich tych zadań? Jak najbardziej! System Zarządzania Obiektami Noclegowymi to łatwa w obsłudze aplikacja, uruchamiana z poziomu przeglądarki internetowej, służąca do gromadzenia i udostępniania danych o podmiotach świadczących usługi noclegowe, znajdujących się na terenie JST. Umożliwia ona kompleksowe zarządzanie procesem zgłaszania obiektu do ewidencji – od przyjmowania wniosków, przez przeprowadzanie kontroli obiektów, aż po rejestrowanie interwencji. Kluczową funkcjonalnością z punktu widzenia turystów jest natomiast możliwość tworzenia zestawień obiektów noclegowych, upublicznianych na ogólnodostępnej stronie, dedykowanej osobom, które chcą zweryfikować konkretne miejsce.

Efektywna ewidencja obiektów noclegowych w uczęszczanych regionach to bardzo istotny aspekt zarządzania turystyką. Dzięki niej możliwe jest nie tylko lepsze planowanie, ale także znacznie skuteczniejsza kontrola i bieżące monitorowanie, co przyczynia się do zwiększenia atrakcyjności JST oraz wzrostu poziomu świadczonych usług. Holistyczne rozwiązania technologiczne, takie jak System Zarządzania Obiektami Noclegowymi, stanowią nieocenioną wartość dodaną dla urzędu. Przede wszystkim odciążają one pracowników od żmudnych czynności, związanych z prowadzeniem rejestru, zmniejszają ilość papierowej dokumentacji i biurokracji oraz pozwalają zaprowadzić porządek w ewidencji.