Turystyka odgrywa kluczową rolę w rozwoju wielu regionów w Polsce. Nieodłącznie wiąże się z tym kwestia zakwaterowania – nie tylko w hotelach, ale także w mniejszych, prywatnych pokojach gościnnych, apartamentach czy mieszkaniach, udostępnianych w ramach najmu krótkoterminowego. Zgodnie z obowiązującym prawem, tzw. inne obiekty hotelarskie podlegają obligatoryjnej rejestracji w urzędzie właściwym dla miejsca położenia (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych).

Prowadzenie tego typu ewidencji, zwłaszcza w dużych i popularnych wśród turystów miastach, może stanowić nie lada wyzwanie administracyjne. Brak spójności i standaryzacji danych, trudności w dokonywaniu kontroli czy nieodpowiednia technologia to główne problemy, z jakimi borykają się JST w tym obszarze. Dzięki prostym w obsłudze rozwiązaniom informatycznym, czynności te można jednak znacznie usprawnić, odchodząc od dotychczasowych rozwiązań w arkuszach kalkulacyjnych i indywidualnie tworzonych pism. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób Kraków poradził sobie z tym zadaniem, wdrażając jeden z naszych produktów.

Czym jest platforma eKON?

eKON (Krakowskie Obiekty Noclegowe) to aplikacja webowa, bazująca na Systemie Zarządzania Obiektami Noclegowymi, ułatwiająca ewidencjonowanie podmiotów świadczących usługi turystycznego najmu krótkoterminowego oraz zarządzanie procesem obowiązkowego zgłaszania do rejestru. Platforma składa się ze strony jawnej, umożliwiającej wyszukiwanie obiektów, dostęp do statystyk i publikowanych aktualności, oraz z panelu administracyjnego, dostępnego wyłącznie dla wybranych użytkowników z ramienia jednostki.

Strona jawna platformy eKON

System umożliwia urzędnikom nadzorowanie pełnego procesu zarządzania obiektami – od przyjmowania wniosków, poprzez generowanie zaświadczeń, rejestrację zmian, zlecanie kontroli, automatyczne tworzenie pism, aż po różnego rodzaju raporty czy zestawienia. Jest pierwszym źródłem informacji dla osób poszukujących zakwaterowania, chcących zweryfikować, czy konkretne miejsce działa w sposób legalny. Oprócz tego, pozwala na bieżąco monitorować lokalny rynek usług noclegowych, a także dostarcza bardzo przydatnych danych liczbowych, podzielonych według rozbudowanych filtrów.

Wdrożenie naszego rozwiązania w Urzędzie Miasta Krakowa

Pierwszym elementem wdrożenia była dokładna analiza wszystkich obecnie funkcjonujących procesów papierowych i komputerowych. Umożliwiło to mapowanie wszelkich przepływów informacji i tym samym dokładnie zrozumienie tego, w jaki sposób Urząd działał do tej pory. Bazując na stanie faktycznym, stworzona została specyfikacja platformy webowej, której zadaniem było nie tylko odzwierciedlenie, ale też ulepszenie wprowadzonych mechanizmów, jednakże w formie elektronicznej. Na dalszym etapie prac ustalono treść elektronicznych formularzy, sposób funkcjonowania automatów wspierających działanie urzędników oraz zawartość generowanych jednym kliknięciem pism.

Warto nadmienić, że Kraków – jako pierwsze miasto w Polsce – udostępnił tak nowoczesne narzędzie, służące do prowadzenia rejestru nieskategoryzowanych obiektów. Podobne rozwiązanie funkcjonuje także we Wrocławiu.

Podsumowanie korzyści dla Krakowa

• Zwiększenie efektywności zarządzania miejscami noclegowymi, jak również podniesienie standardów realizowanych usług.
• Uproszczenie koordynacji ewidencji – znaczne przyspieszenie całego procesu.
• Automatyzacja tworzenia najpotrzebniejszych pism, raportów, zestawień oraz statystyk.
• Przechowywanie i wygodny dostęp do pełnej dokumentacji na bieżąco w formie elektronicznej.
• Możliwość szybkiego sprawdzenia najważniejszych danych o obiektach oraz przedsiębiorcach.
• Uwolnienie mocy przerobowych pracowników poprzez informatyzację żmudnych działań.

Możliwość łatwego wglądu do ewidencji obiektów jest istotna zarówno dla właścicieli, jak i dla turystów, ponieważ pomaga zapewnić wysoki poziom jakości, bezpieczeństwa oraz transparentności w branży noclegowej. Przejrzyste procedury dotyczące postępowania z miejscami świadczącymi usługi najmu krótkoterminowego, pozwalają też na stopniową eliminację luki w postaci podmiotów, które nie dokonały wpisu do rejestru. System Zarządzania Obiektami Noclegowymi można dostosować do indywidualnych wymagań zamawiającego, a przykład Krakowa to tylko jedna z wielu opcji dopasowania do ściśle określonych potrzeb.