Pomyślna realizacja strategii w JST, a szczególnie w miastach, wymaga wspólnego wysiłku wszystkich wydziałów podlegających pod miejscową administrację. Każdy z nich powinien dokładnie wiedzieć, w którym kierunku podążać, by nie zagubić się w niekiedy bardzo skomplikowanych procedurach, towarzyszących różnym projektom na poziomie lokalnym. W tym kontekście skuteczna koordynacja jest absolutnie niezbędna. Przede wszystkim pozwala zachować spójność oraz zapewnić efektywność podejmowanych działań, co przekłada się na lepsze wykorzystanie zasobów i prowadzi do osiągnięcia założonych w planie celów.
Rolę "drogowskazu" dla współpracujących podmiotów, jak również osób odpowiedzialnych za nadzór merytoryczny, może bez wątpienia pełnić narzędzie informatyczne, skupiające najważniejsze dane w jednym miejscu. Zapotrzebowanie w tym obszarze wykazał Konin, gdzie z powodzeniem wdrożyliśmy odpowiednio dostosowaną wersję jednego z naszych wiodących produktów.
Czym jest System Koordynacji Strategii?
System Koordynacji Strategii bazuje koncepcyjnie na Systemie Koordynacji Promocji, lecz ma nieco szerszy zakres zastosowania. Obejmuje nie tylko działania marketingowe, ale wszelkie inne przedsięwzięcia, współfinansowane z budżetu miasta. Platforma służy do koordynacji i monitoringu projektów długofalowych, realizowanych przez komórki należące do struktury Urzędu Miejskiego w Koninie, miejskie jednostki organizacyjne czy też podmioty korzystające z dotacji.
System umożliwia urzędnikom uzyskanie pełnego obrazu na temat postępów dla każdego, nawet najmniejszego zadania, na które przeznaczane są środki publiczne. Służy przede wszystkim do zarządzania ryzykiem poszczególnych działań, gdyż w sposób przejrzysty ukazuje bieżące wyniki czy zagrożenia w osiąganiu celu. Zgodnie z przyjętymi przez władze wytycznymi, obowiązek rejestracji w systemie obejmuje np. kluby, stowarzyszenia czy fundacje, podejmujące inicjatywy na terenie miasta. Każdy musi też złożyć raport w wyznaczonym terminie.
Zarządzanie projektami odbywa się poprzez wygodny w obsłudze panel, pozwalający na prowadzenie elektronicznych kart projektu przez użytkowników merytorycznych. Natomiast z pozycji administratora, możliwe jest ich akceptowanie lub odrzucanie, a ponadto weryfikacja prawidłowości wykonania i progresu.
Korzyści płynące z wdrożenia
System Koordynacji Strategii umożliwił ukierunkowanie myślenia pracowników Urzędu Miejskiego na wspólny cel, jakim jest realizacja przyjętej strategii. Obecnie użytkownicy o wiele chętniej uzupełniają informacje na temat przebiegu prac, gdyż platforma w dużej mierze przyspieszyła i uprościła raportowanie faktycznych kosztów oraz stopnia osiągnięcia wyznaczonych wskaźników. Informacje na temat poziomu wypełnienia powierzonych zadań są dostępne dla władz miasta niemalże od ręki, a co za tym idzie – stanowią solidną bazę do podejmowania strategicznych decyzji. Implementacja naszego rozwiązania przyczyniła się zatem do istotnej poprawy jakości w nadzorowaniu prowadzonych przedsięwzięć, a także znacznie ułatwiła śledzenie postępów, zwłaszcza w ujęciu całościowym.
