Zapanowanie nad obszerną bazą kontaktów w instytucjach, takich jak np. fundacje, stanowi ogromne wyzwanie dla osób administrujących tym procesem. Mając na uwadze specyficzne potrzeby tego sektora, stworzyliśmy autorski produkt, który dopasowuje się do wymagań konkretnych organizacji. System Zarządzania Relacjami (CRM) to wszechstronne narzędzie, umożliwiające centralizację i skuteczne utrzymanie powiązań ze wszystkimi partnerami.

Nasze rozwiązanie usprawnia komunikację, automatyzuje procesy obsługi i sprzedaży oraz wspiera w podejmowaniu decyzji na podstawie zintegrowanych danych. W niniejszym studium przypadku przyjrzymy się bliżej wdrożeniu w Fundacji Miasto, która zwróciła się do nas z bardzo precyzyjnymi oczekiwaniami co do działania systemu.

Prosta droga od pomysłu do realizacji

Na początkowym etapie przeprowadziliśmy warsztaty produktowe z Klientem, pozwalające lepiej zorientować się w jego wymaganiach. Cel zdefiniowaliśmy jako wypracowanie hybrydowego narzędzia, intuicyjnie łączącego funkcjonalności z zakresu długoterminowego utrzymania relacji biznesowych z systemem do zarządzania projektami. Fundacja Miasto potrzebowała platformy, która z jednej strony prezentuje dane w postaci całościowej, czyli daje wgląd w pełną bazę kontaktów, a z drugiej – umożliwia wyodrębnienie części podmiotów na rzecz konkretnych przedsięwzięć. Dostosowaliśmy zatem nasz CRM w taki sposób, by obejmował powyższe wytyczne, a także wdrożyliśmy dedykowane rozwiązania, takie jak wewnętrzne raportowanie czy dodawanie mierników sukcesu do poszczególnych projektów.

Poprawa efektywności pracy członków fundacji

System znacząco ułatwił prowadzenie komunikacji z partnerami, mającej na celu utrzymanie jakościowych relacji. Taka koordynacja jest niezwykle istotna w organizacjach średniej wielkości, które zatrudniają pracowników w formie hybrydowej. Dzięki podziałowi na projekty, pozwala szybko zorientować się w użytkownikom w zespołach, odpowiedzialnych merytorycznie za powierzone obszary aktywności fundacji. Oprócz tego dedykowany CRM:

• upraszcza bieżącą weryfikację danych dzięki opcji natychmiastowej walidacji podczas tworzenia rekordów, co minimalizuje nieścisłości w bazie,
• gromadzi historię wymiany informacji z każdym podmiotem, opartą o przechowywanie dokumentów, wiadomości i notatek, ułożonych w czytelną oś czasu,
• pozwala tworzyć osobne kanały sprzedażowe dla wybranych grup projektowych, co ma szczególne znaczenie przy szerokim spektrum działań.

System został zbudowany w oparciu o moduły, co oznacza, że Klient ma "otwartą furtkę". Co za tym idzie, jeśli w toku użytkowania aplikacji zmienią się priorytety lub pojawią nowe potrzeby, to zakres jej funkcjonalności można bez najmniejszego problemu rozszerzyć.

Nowe standardy w administracji

Implementacja systemu CRM w Fundacji Miasto potwierdziła, że dostosowane do potrzeb organizacji pozarządowych rozwiązania IT mogą w zasadniczy sposób usprawnić zarządzanie relacjami i pozytywnie wpłynąć na jakość obsługi podmiotów zewnętrznych, z którymi współpracują one na co dzień. Efektem wdrożenia jest wyraźny wzrost jakości zarządzania procesami, wynikający ze skrócenia czasu wykonania różnych czynności, przede wszystkim tych powtarzalnych, oraz zminimalizowania błędu ludzkiego. Integracja możliwości dwóch systemów umożliwiła stworzenie spójnego środowiska informacyjnego, w którym przepływ danych jest zautomatyzowany oraz – co najważniejsze – przejrzysty. W konsekwencji nasz produkt stał się technologicznym remedium na dotychczasowe problemy organizacji i z powodzeniem udowodnił, że sektor publiczny może korzystać z instrumentów, które wcześniej służyły głównie podmiotom prywatnym.