Inwentaryzacja stanowi nieodłączny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Jest procesem trudnym organizacyjnie, między innymi ze względu na konieczność ciągłej aktualizacji. Mnóstwo firm boryka się ze sporymi problemami związanymi z ewidencją, przede wszystkim za sprawą nieodpowiedniego podejścia, braku planu oraz narzędzi ułatwiających regularną aktualizację stanów magazynowych.

Wiele czynności związanych z inwentaryzacją warto wykonywać na bieżąco – np. ewidencjonować dane dotyczących posiadanych aktywów. Nie należy zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę, czyli na koniec roku obrotowego. Dobrze usystematyzowany proces wypożyczania elementów systemu wystawienniczego przydaje się szczególnie w okresach nasilonej eksploatacji, np. w czasie wakacji.

Dotychczasowe rozwiązanie wypożyczania elementów systemu wystawienniczego w Urzędzie Miasta Krakowa

Pierwotnie elementy systemu wystawienniczego dodawane były do elektronicznego inwentarza UMK, głównie w celu określenia ilości dostępnych rodzajów sprzętu oraz czasu potrzebnego na ich czyszczenie po zwrocie. Dodatkowo cyfrowy spis pełnił funkcję katalogu, tak aby użytkownicy wiedzieli, jakie są możliwości wypożyczenia i dostępne nośniki.

Samo wypożyczenie co prawda wycofywało element ze stanu magazynowego, ograniczając innym użytkownikom możliwości wynajęcia go w danym czasie, jednak administratorzy zobowiązani byli do ręcznego oznaczania pewnych czynności. Kolejne statusy, takie jak przygotowanie do wydania, wydanie, a później zwrot (terminowy lub wcześniejszy), wymagały każdorazowej interwencji osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji.

Powyższe rozwiązanie, zaprojektowane w bardzo uproszczony sposób, zawierało wiele luk, w tym na przykład:

• brak automatyzacji zmian statusów,
• brak możliwości śledzenia, który konkretnie element został wydany,
• brak możliwości oznaczania elementów składowych (np. roll-up – bez uwzględnienia, że składa się on z futerału, podestu i plakatu).

Podsumowując, cały system był niezbyt efektywny i w zasadzie nie spełniał swojej roli, ponieważ czasem generował nieprawidłowości w inwentarzu.

Wdrożenie systemu wydawania i przyjmowania elementów do modułu Rezerwacje systemu wystawienniczego

W projekcie usprawnienia obecnej aplikacji uwzględniliśmy nie tylko wszystkie ww. luki, ale poszliśmy jeszcze kilka kroków dalej.

• Wdrożenie oznaczania elementów systemu wystawienniczego poprzez oznakowanie RFID

RFID (ang. Radio-Frequency Identification) to technologia identyfikacji przy pomocy fal radiowych, stosowana w wielu dziedzinach życia (np. jako zabezpieczenie w handlu). Pozwala odczytywać i zapisywać dane na odległość od kilkudziesięciu centymetrów do nawet kilkunastu metrów. Ułatwia prowadzenie ewidencji różnego rodzaju aktywów – eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania wielu danych.

Do wszystkich elementów systemu wdrożono najlepiej pasujący sposób oznakowania RFID: futerały opatrzono specjalnymi guzikami (tagami), materiały plastikowe – naklejkami, a do innych elementów przyczepiono breloczki odbierające fale radiowe. Dzięki temu możliwe było wdrożenie rozwiązania umożliwiającego kontrolę wypożyczanych sprzętów, ich części oraz ich stanu po zwrocie.

• Wprowadzenie zmian w Systemie Koordynacji Promocji

Rozszerzyliśmy funkcjonalność SKP o możliwość dodawania części składowych elementów systemu wystawienniczego. Ponadto, w celu integracji z technologią identyfikacji falami radiowymi, wdrożyliśmy opcję przypisywania hashy RFID do poszczególnych komponentów.

• Wdrożenie aplikacji mobilnej

Elektroniczne zarządzanie inwentarzem uzupełniliśmy aplikacją mobilną, wyposażoną w następujące funkcje:

1. Logowanie na odrębne konta użytkowników.
2. Odczyt tagów RFID.
3. Wydawanie elementów systemu. Na liście do wyboru widnieją rezerwacje przygotowane do odbioru. Pracownik urzędu, zajmujący się wydawaniem sprzętu, wybiera rezerwację, której dotyczy odbiór. W aplikacji mobilnej pojawia się ekran wydawania (tabela z nazwami nośników i ich części składowych), a pracownik rozpoczyna wydawanie kolejnych pozycji z tabeli, skanując poszczególne elementy. Po zeskanowaniu, zmieniają one automatycznie status na “Wydany”.
4. Zwrot elementów systemu. Procedura przebiega analogicznie jak powyżej, przy czym po zeskanowaniu danego elementu składowego jest jeszcze możliwość oznaczenia stanu danego elementu (prawidłowy, uszkodzony, do naprawy lub do czyszczenia). Po zwrocie status rezerwacji zmienia się automatycznie na “Zwrócony”.

Korzyści z wdrożonego rozwiązania

Niewątpliwą zaletą poprawionego systemu jest automatyzacja zmian statusów rezerwacji oraz powiadomień wysyłanych przez aplikację, co dotychczas powodowało najwięcej trudności. Dzięki modyfikacji momentu przypisania ID sprzętu do zamówienia dokładnie wiadomo, który sprzęt został wydany. Co więcej, wdrożenie elementów składowych systemu pozwoliło również kontrolować stany poszczególnych komponentów (np. futerałów czy podestów).

System na bieżąco aktualizuje historię wypożyczeń konkretnych elementów, przez co użytkownicy mogą mieć pewność co do prawdziwości danych dotyczących inwentaryzacji sprzętu. Ewidencja jest zawsze aktualna, gdyż nie ma sytuacji, by ktoś zapomniał aktualizować w systemie status rezerwacji (wydanie, przyjęcie). Nasze rozwiązanie wyeliminowało także problem omyłkowych wypożyczeń nośników zniszczonych, zagubionych lub uszkodzonych – nie ma możliwości złożenia na nie zamówienia.

Inwentaryzacja zwykle kojarzy się z działaniem mozolnym i czasochłonnym. Jednak dzięki dobrze zaprojektowanym systemom informatycznym, proces ten może przebiegać znacznie sprawniej. Automatyzacja zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, wynikających z ręcznego wprowadzania danych, koniecznego przy tradycyjnych metodach sporządzania ewidencji. Elektroniczne zarządzanie inwentarzem to doskonały sposób na uporządkowanie procedury wypożyczania elementów systemu wystawienniczego.

Obraz autorstwa Freepik