Współczesna komunikacja w przeważającej większości opiera się na formatach wizualnych. Obrazy przyciągają naszą uwagę, tworzą pierwsze wrażenie i zostają na dłużej w pamięci. W czasach, w których zdecydowanie więcej "scrollujemy" niż faktycznie czytamy treści, atrakcyjne zdjęcia czy filmy stanowią jedno z ważniejszych narzędzi w budowaniu relacji z odbiorcami. Dotyczy to zarówno mediów społecznościowych, jak i bardziej tradycyjnych form przekazu. Tychy, rozwijając swoją markę terytorialną, dostrzegły potrzebę uporządkowania kwestii wizerunkowych. Miasto zdecydowało się na wdrożenie FotoPortalu, który sprzyja uspójnieniu komunikatów wizualnych, a także pozwala zadbać o ich jakość w różnych kanałach.

Rozproszenie prostą drogą do chaosu

Od lat zdjęcia wykorzystywane przez Urząd Miasta Tychy trafiały w różne miejsca: na komputery poszczególnych pracowników, do folderów sieciowych, na zewnętrzne dyski lub tkwiły w załącznikach mailowych. Z czasem trudno było ustalić, gdzie znajdują się konkretne zasoby, kto ma prawa do ich wykorzystania i czy są one aktualne. Brak centralnego systemu zarządzania materiałami audiowizualnymi skutkował sporym zamieszaniem – powielaniem, a niekiedy nawet utratą wartościowych plików. W efekcie, zamiast szybkiego dostępu do relacji z otwarcia obiektów, odbioru inwestycji czy wydarzeń, pojawiał się problem z ich odnalezieniem i przesłaniem do podmiotów zainteresowanych opublikowaniem ich.

Nasz wiodący produkt jako remedium dla Tych

FotoPortal jest internetową platformą do zarządzania wszelkiego rodzaju multimediami należącymi do urzędów czy organizacji. Począwszy od fotografii, przez wideo, aż po prezentacje czy nawet pliki dźwiękowe. System pozwala na wygodne katalogowanie treści – każde zdjęcie można otagować oraz przypisać do odpowiedniej kategorii, co znacząco usprawnia wyszukiwanie. FotoPortal ułatwia też tworzenie galerii publicznych, które mogą być udostępniane mediom, partnerom zewnętrznym czy mieszkańcom. 

Jednym z ciekawszych elementów jest moduł konkursów, ponieważ dzięki niemu miasto może cyklicznie pozyskiwać nowe materiały od lokalnych fotografów, jednocześnie dbając o prawa autorskie oraz zgodę na ich wykorzystanie. Co ważne, system daje też pełną kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób korzysta z zasobów – wszystko odbywa się za pośrednictwem jednego, uporządkowanego panelu.

FotoPortal Tychy

Zalety i korzyści płynące z wdrożenia

• Uspójnienie wizerunku miasta – FotoPortal gromadzi wszystkie materiały w jednym miejscu, dzięki czemu każda publikacja – czy to post w mediach społecznościowych, plakat czy artykuł prasowy – czerpie z tych samych, zatwierdzonych zdjęć. Dzięki temu przekazy wizualne są w pełni zgodne z założeniami strategii marki.
• Poprawa efektywności pracy – wystarczy wpisać odpowiednie hasło w wyszukiwarce, aby w kilka sekund dotrzeć do właściwego pliku. To ogromna oszczędność czasu – szczególnie w sytuacjach, gdy materiały są potrzebne „na już”, np. do komunikatu prasowego czy relacji z wydarzenia.
• Zwiększenie potencjału reklamowego – profesjonalne zdjęcia oraz filmy to kluczowe narzędzie w komunikacji z redakcjami, inwestorami, turystami czy mieszkańcami. Łatwość udostępniania materiałów przekłada się na większą widoczność Tych w mediach oraz atrakcyjniejszy sposób prezentacji atutów miejsca.
• Odpowiednie zabezpieczenie zasobów – centralizacja plików jest nie tylko wygodna, ale również daje pewność, że są one odpowiednio chronione i wykorzystywane zgodnie z prawami autorskimi oraz ich przeznaczeniem. Administratorzy systemu decydują, kto ma dostęp do poszczególnych materiałów poprzez wymóg zatwierdzania zamówień. To minimalizuje ryzyko nieuprawnionego użycia.

Wdrożenie FotoPortalu w Urzędzie Miasta Tychy stanowi świadomy, zdecydowany krok w stronę profesjonalizacji szeroko pojętej promocji i usprawnienia komunikacji marki. Materiały audiowizualne są łatwo dostępne oraz odpowiednio posegregowane, w związku z czym pracownicy nie muszą już przekopywać setek maili czy kontaktować się z innymi wydziałami w poszukiwaniu konkretnego pliku. To nie tylko duża oszczędność czasu, ale także większy komfort pracy oraz pewność, że wykorzystywane fotografie są aktualne, spójne i zgodne z przyjętą strategią.